De factuurgenerator instellen: factuur-pdf en volgnummer bij orders

Reken je een order af in Alexion CRM, met de knop Betaal op de orderkaart of vanuit een project met betaalwijze Contant, dan maakt het programma een factuurnummer aan en een factuur als pdf. Welke factuurlay-out en welke nummerreeks daarvoor gebruikt worden, stel je één keer in via de factuurgenerator. Dit artikel legt uit wat je in dat venster invult.

Wanneer het venster verschijnt

De eerste keer dat je een order afrekent waar nog geen factuurnummer op staat, opent het venster Factuur - [naam van je SnelStart-administratie] met de tekst "Instellen van de factuurgenerator". Heb je meerdere SnelStart-administraties, dan stel je het per administratie in. Later aanpassen kan via het Acties-menu op de orderkaart, actie Setup invoice generator.

Wat je nodig hebt

• De modules Orders en SnelStart in je licentie; zie Licentiebeheer.
• Een factuurrapport in de rapportenmodule (ReportBuilder): de lay-out waarmee de pdf wordt gemaakt. Heb je er nog geen, dan maken wij die voor je in je eigen huisstijl.
• Een volgnummerreeks voor facturen. Die beheer je onder Hulptabellen › Volgnummers. Laat de reeks beginnen bij het nummer dat op je laatste factuur volgt, zodat de nummering doorloopt.

De instellingen

Het venster heeft twee blokken. Alleen Verkoop is nodig om orders af te rekenen; Inkoop vul je in als je ook inkooporders als bestelling exporteert.

Verkoop

• Factuur: het rapport dat als factuur-pdf wordt gebruikt.
• Volgnummer: de nummerreeks waaruit het factuurnummer komt.
• Toon factuur na betaling: Ja om de pdf meteen na het afrekenen in beeld te krijgen, bijvoorbeeld om hem te printen of te mailen; Nee om hem alleen op te slaan en naar SnelStart te sturen.

Inkoop

• Factuur: het rapport voor inkoopfacturen.
• Volgnummer: de nummerreeks voor inkoopfacturen.

Klik op OK. De keuzes worden bewaard in de instellingen van Alexion CRM en gelden voor alle gebruikers.

Wat er daarna gebeurt bij afrekenen

1. Alexion CRM haalt het volgende nummer uit de reeks en zet het als factuurnummer op de order.
2. De order gaat naar SnelStart als verkoopboeking; daarvoor moeten de grootboekrekeningen en dagboeken gekoppeld zijn.
3. De pdf wordt gemaakt met het gekozen rapport en als document bij de order gezet. Bij Contant wordt ook de betaling in het kasdagboek van SnelStart geboekt.

Komt er een melding dat de pdf niet is gemaakt, controleer dan het rapport in de rapportenmodule; de order en de boeking in SnelStart zijn dan wel al aangemaakt.