Alexion CRM 8.2 installeren en inrichten

Inleiding

Deze pagina is bedoeld voor wie Alexion CRM in een organisatie beheert: wie het programma inricht, collega's toegang geeft, bepaalt wat iedereen mag, en zorgt voor gegevens, back-ups en updates. Voor het dagelijkse werk met kaarten is er de klanthandleiding.

Waar je de beheeronderwerpen vindt

De uitleg bij de checklist hieronder staat in de beheerhoofdstukken van de klanthandleiding van Alexion CRM 8.2, in vier groepen:

Bedrijf, licentie en instellingen (hoofdstuk 37 tot en met 41): je bedrijfsgegevens, de licentie en het venster Instellingen, met de koppelingen met apparaten, Outlook, SnelStart, Orders en MyShop.
Gebruikers en rechten (hoofdstuk 42 tot en met 44): gebruikers aanmaken, het rechtenbeheer, en wanneer rechten wel en niet gelden.
Gegevens en onderhoud (hoofdstuk 46 tot en met 50): back-ups, importeren en exporteren, het logboek en de prullenbak.
Hulp en updates (hoofdstuk 51 tot en met 53): Support Chat en Online Support, logbestanden versturen, en bijwerken naar een nieuwe versie.

Het lint-tabblad Extra

Het meeste beheerwerk begint op het lint-tabblad Extra. Daar staan de groepen Instellingen (met Instellingen en Talen), Beheer (met Bedrijfsgegevens en Gebruikers en Profiel), Databasebeheer (met Databasebeheer en Importeren en exporteren), Schermen (met Herinneringen) en MS Office (met Mailmerge).

Niet bij iedereen zichtbaar

Of een knop of tabblad zichtbaar en bruikbaar is, hangt af van drie dingen: wat er in de licentie zit, wat er in de instellingen aanstaat, en welke rechten iemand heeft. Overal waar dat speelt, staat in de hoofdstukken van de klanthandleiding een kader Niet bij iedereen zichtbaar. Een knop die iemand niet mag gebruiken, wordt grijs; een tabblad op een kaart dat niet voor iemand bedoeld is, verdwijnt. Als beheerder bepaal je de instellingen en de rechten zelf; de modules in de licentie zie je in Licentiebeheer.

Voor het beheerwerk zelf zijn ook rechten nodig. Ze staan in het rechtenbeheer onder Diversen, onder meer Instellingen aanpassen, Bedrijfsgegevens wijzigen, Rechtenbeheer, Databasebeheer, Importeer en Exporteren. Rechten gelden alleen als de licentie de module Rechten bevat en er minstens twee gebruikers in de administratie staan; anders mag iedereen alles. Zie hoofdstuk 43 en 44.

Checklist voor een nieuwe installatie

Met deze lijst richt je een nieuwe administratie in, in een logische volgorde. Niet elke stap is voor iedereen nodig: sla over wat je niet gebruikt. Achter elke stap staat in welk hoofdstuk van de klanthandleiding je de uitleg vindt.

De eerste start

Start Alexion CRM en meld je aan met je Alexion-account in het venster Alexion CRM - Inloggen. Zie hoofdstuk 1 van de klanthandleiding.
Doorloop het welkomstscherm Welkom bij Alexion CRM: stap 1 Vertel ons over je bedrijf. en stap 2 En wie ben jij?. Na Afronden ben je de eerste Gebruiker van de administratie, in de groep Administrators. Zie hoofdstuk 1 van de klanthandleiding.
Beantwoord de vraag Gebruik je Outlook?. Je antwoord pas je later aan in de Outlook-instellingen (hoofdstuk 40).

Bedrijf en licentie

Controleer je bedrijfsgegevens: tabblad Extra, knop Bedrijfsgegevens, venster Jouw bedrijfsgegevens. Vul in het kader Adresblok het Land voluit in; Alexion CRM gebruikt je gegevens onder meer in sjablonen en om te bepalen of een adres in het buitenland ligt. Zie hoofdstuk 37.
Open Licentiebeheer met het pijltje naast Bedrijfsgegevens. De statusregel bovenin moet groen zijn. Kijk bij Modules welke onderdelen je hebt, bij Aantal werknemers hoeveel gebruikers er tegelijk ingelogd mogen zijn, en bij Updates tot tot wanneer je updates krijgt. Zie hoofdstuk 37.

Instellingen

Open Instellingen op het tabblad Extra. Kies op het tabblad Systeem de Documentenmap: de hoofdmap voor documenten en sjablonen. Bij Oké controleert Alexion CRM de map en biedt het aan de mappen Sjablonen, Emailsjablonen en Documenten aan te maken als ze ontbreken. Zie hoofdstuk 38.
Bepaal welke onderdelen je gebruikt. Projecten ingeschakeld (tabblad Projecten) staat bij een nieuwe installatie aan, Urenregistratie inschakelen (tabblad Algemeen) uit, en Logboek ingeschakeld staat op het tabblad Plus!. Zulke instellingen zetten hele schermdelen aan of uit en werken pas na een herstart. Zie hoofdstuk 38, "Instellingen die hele schermdelen aan- en uitzetten".
Kies op het tabblad Unieke velden op welke vakken Alexion CRM dubbele organisaties en personen herkent. Zie hoofdstuk 38.
Wil je dat de volgnummers bij een bepaald nummer beginnen, pas ze dan aan met Volgnummers aanpassen op het tabblad Systeem. Zie hoofdstuk 38.
Stel de koppelingen in die je gebruikt: Outlook (alleen het klassieke Outlook; zonder Outlook zet je Outlook niet gebruiken aan, hoofdstuk 40), Telefoon, Labelwriter, SignRequest, sms en Scanner (hoofdstuk 39), SnelStart, Orders en MyShop (hoofdstuk 41). MailChimp staat in hoofdstuk 36 van de klanthandleiding.
De instellingen worden bewaard op de computer waarop je werkt, niet in de administratie. Werk je met meerdere computers, bewaar ze dan met Opslaan in administratie en haal ze op de andere computers op met Ophalen uit administratie, gevolgd door Oké. Zie hoofdstuk 38.

Gebruikers en rechten

Maak voor elke collega een Gebruiker aan. De collega moet eerst als Persoon in Alexion CRM staan. Klik in de boom op Gebruikers en op Nieuw (F7), zoek de persoon op, vul E-mail in (verplicht) en sla op. Zet daarna een wachtwoord met Wachtwoord wijzigen. Zie hoofdstuk 42.
Zorg dat elke collega een account op mijn.alexion.nl heeft; zonder dat account komt hij niet in de administratie. Het venster Gebruiker aangemaakt wijst je daarop, met de knop Open mijn.alexion.nl. Zie hoofdstuk 42.
Richt het rechtenbeheer in als je met beperkingen wilt werken: tabblad Extra, Gebruikers en Profiel, Rechtenbeheer. Maak groepen met Nieuwe groep, kies per groep het Standaard groepsrecht, zet de rechten in de rechtenboom, en koppel de gebruikers met Voeg Gebruiker toe aan groep. Let op: een nieuwe groep begint leeg, en een gebruiker in die groep mag dus voorlopig niets. Zie hoofdstuk 43 en 44.
Stel zo nodig een eigen wachtwoord voor het rechtenbeheer in: in de instellingen op het tabblad Rechten, met Wijzig wachtwoord voor rechtenbeheer. Geef het alleen aan wie de rechten mag beheren. Zie hoofdstuk 38.

Gegevens

Zet bestaande gegevens over met Importeren en exporteren, Gegevens importeren in Alexion CRM op het tabblad Extra: organisaties, personen, werknemers, projecten of projectdeelnemers uit een CSV-, tekst- of Excel-bestand. Controleer na afloop het importrapport. Zie hoofdstuk 47.
Loop de sjablonen en de landen na voordat je de eerste brieven maakt. Zie hoofdstuk 18 (sjablonen) en 35 (landen en adressering) van de klanthandleiding.

Onderhoud

Alexion Software maakt doorlopend back-ups van je database. Wil je zelf ook een kopie, gebruik dan Databasebeheer, Back-up maken. Standaard gaan alleen Database en Instellingen mee; zet ook Documenten, Sjablonen en E-mailsjablonen aan als je die in de kopie wilt hebben. Zie hoofdstuk 46.
Houd Alexion CRM bij met Zoek naar update op het tabblad Help. Zie hoofdstuk 53.
Weet waar je hulp krijgt: Support Chat en Online Support (hoofdstuk 51), en Verstuur logbestanden als support daarom vraagt (hoofdstuk 52).