Rondleiding door Alexion CRM 8.2

Inleiding

Deze rondleiding laat in vogelvlucht zien wat er in Alexion CRM 8.2 zit. Per onderdeel lees je in een paar alinea's wat je ermee kunt en wanneer je het nodig hebt. De details staan in de klanthandleiding, met de volledige beschrijving van het programma.

De rondleiding volgt de indeling van de klanthandleiding: negen delen, van Aan de slag tot Hulp en onderhoud. Elk onderdeel heeft hetzelfde nummer en dezelfde titel als het hoofdstuk in de klanthandleiding, zodat je daar meteen verder kunt lezen.

Niet iedereen ziet alle onderdelen. Wat je ziet, hangt af van de modules in je licentie, de instellingen en de rechten die je beheerder je geeft. Bij de onderdelen waar dat speelt, staat het erbij. Hoe die drie werken, lees je in hoofdstuk 2.

Vetgedrukte tekst is tekst zoals je die in het programma ziet: een knop, een tabblad, een venster of een melding.

Deel A: Aan de slag

1. Inloggen, administratie kiezen en de eerste keer opstarten

Wat kun je ermee? Dit zijn de vensters tussen het starten van Alexion CRM en het hoofdvenster: aanmelden met je e-mailadres in Alexion CRM - Inloggen, de administratie kiezen, inloggen als gebruiker in het Inlogscherm, en bij de allereerste start het welkomstscherm waarin je je bedrijf en je eigen Gebruiker inricht.

Wanneer heb je het nodig? Bij de eerste start, als je je wachtwoord kwijt bent, als je met meerdere administraties werkt of als er een melding verschijnt bij het opstarten, bijvoorbeeld dat het maximumaantal gebruikers is bereikt.

Meer lezen: hoofdstuk 1.

2. Zo werkt Alexion CRM: lint, boom, kaart en lijstweergave

Wat kun je ermee? Hier leer je de namen van de vier delen van het hoofdvenster: het lint, de boom, de kaart en de lijstweergave, en wat er op de tabbladen Start, Extra en Help van het lint staat. Ook lees je waarom een collega soms knoppen of tabbladen heeft die jij niet ziet: door de licentie, de instellingen of de rechten.

Wanneer heb je het nodig? Als je net begint. De rest van de klanthandleiding gaat ervan uit dat je deze namen kent. Ook handig als je je afvraagt waarom een knop grijs is.

Meer lezen: hoofdstuk 2.

3. Navigeren: de boom aan de linkerkant

Wat kun je ermee? Met de boom spring je naar de soort kaart waarmee je wilt werken. Bovenaan staan de hoofdtakken Gebruikers, Hoofdmenu, Hulptabellen en Overige tabellen. Onder de regels hangen ook je eigen bewaarde verzamelingen, eventueel in mappen, en met de rechtermuisknop maak je bijvoorbeeld een Nieuwe Verzameling of Nieuwe Map.

Wanneer heb je het nodig? Bij elke overstap naar een andere soort kaart. Mis je een tak, zoals Projecten of Uren, dan hangt die af van een instelling, een module of een recht.

Meer lezen: hoofdstuk 3.

4. Het Hoofdmenu als startscherm

Wat kun je ermee? Het Hoofdmenu is het startscherm met snelkoppelingen naar wat je het vaakst doet, verdeeld over de groepen Nieuw adres aanmaken, Zoek naar, Overige menu's, Maak een nieuw Document, Stuur een e-mail en Maak een Notitie. Zo maak je een adres of een notitie zonder eerst het juiste overzicht op te zoeken.

Wanneer heb je het nodig? Als je snel iets wilt vastleggen of opzoeken. Alexion CRM opent bij het starten het scherm waarmee je de vorige keer bent gestopt; via de tak Hoofdmenu in de boom kom je er altijd terug.

Meer lezen: hoofdstuk 4.

5. De menuschermen Hulptabellen en Overige tabellen

Wat kun je ermee? Twee menuschermen met klikbare regels. Op Menu Hulptabellen maak je onder meer een nieuw kenmerk, sjabloon, land of gebruiker aan, zoek je er een op, en open je met Volgnummers aanpassen het venster Volgnummers. Op Menu Overige tabellen zoek je een document, een notitie of een kenmerkkoppeling op.

Wanneer heb je het nodig? Als je de vaste gegevens achter het programma bijhoudt, zoals sjablonen, kenmerken en landen, of de volgnummers wilt aanpassen.

Meer lezen: hoofdstuk 5.

Deel B: Werken met kaarten

6. Kaarten aanmaken en bewerken

Wat kun je ermee? De knoppen in de groep Huidige kaart op het tabblad Start: Nieuw (F7), Bewerken (F8), Opslaan (F9), Annuleren (Esc) en Verwijderen (Ctrl+D). Ze werken op elke soort kaart hetzelfde. Je leest ook het verschil tussen leesmodus en bewerkmodus en wat een rood of oranje vak betekent.

Wanneer heb je het nodig? Bij alles wat je vastlegt of aanpast. Ook als je een melding krijgt bij het opslaan, of als een collega tegelijk met dezelfde kaart bezig is.

Meer lezen: hoofdstuk 6.

7. Zoeken, verzamelen en selecteren

Wat kun je ermee? Drie manieren om kaarten terug te vinden, in de groep Zoek en Selecteer. Zoeken (F2) brengt je naar één kaart. Verzameling (F3) maakt een groep kaarten die aan je voorwaarden voldoet, met een eigen naam in de boom. Selectie (F4) vinkt kaarten aan in de lijst waarin je werkt. Een selectie kun je ook in een bestand bewaren.

Wanneer heb je het nodig? Elke dag: om een klant op te zoeken, om bijvoorbeeld alle organisaties in een regio bij elkaar te zetten, of om een groep kaarten aan te vinken voor een mailing of een bewerking.

Meer lezen: hoofdstuk 7.

8. Verzamelingen bewaren, ordenen en delen

Wat kun je ermee? Een verzameling een naam geven en bewaren, in mappen zetten, hernoemen, verslepen en verwijderen, de voorwaarden aanpassen, en een verzameling delen met collega's.

Wanneer heb je het nodig? Als je dezelfde groep kaarten steeds opnieuw gebruikt, bijvoorbeeld alle klanten, en als je collega's met dezelfde groep wilt laten werken. Een verzameling met een naam die eindigt op # en een nummer is tijdelijk en verdwijnt bij het afsluiten.

Meer lezen: hoofdstuk 8.

9. De lijstweergave

Wat kun je ermee? De lijst onder de kaart, met één regel per kaart. Je zet hem aan of uit met Lijstweergave (Ctrl+L), vinkt kaarten aan, sorteert, kiest de kolommen met Lijstweergave aanpassen en toont met Alleen geselecteerde (Ctrl+K) alleen de aangevinkte kaarten.

Wanneer heb je het nodig? Als je door veel kaarten bladert, een overzicht wilt van bepaalde gegevens, of de lijst wilt inrichten met de kolommen die jij nodig hebt.

Meer lezen: hoofdstuk 9.

10. Meerdere kaarten tegelijk bewerken en verwijderen

Wat kun je ermee? De knop Geavanceerd op het tabblad Start, met drie keuzes: Meerdere kaarten bewerken (één veld op een hele reeks kaarten tegelijk aanpassen), Geselecteerde kaarten verwijderen en Dupliceren huidige kaart (een kopie van de kaart die je voor je hebt). Je leest ook wat er met verwijderde kaarten gebeurt.

Wanneer heb je het nodig? Als je bijvoorbeeld bij veel kaarten tegelijk hetzelfde vak wilt invullen of opschonen, of een nieuwe kaart wilt maken die veel lijkt op een bestaande. De eerste twee keuzes werken alleen met de module Plus!.

Meer lezen: hoofdstuk 10.

11. Rapporten afdrukken en beheren

Wat kun je ermee? Met een rapport zet je de gegevens van je kaarten op papier of in een bestand. Met Afdrukken (Ctrl+P) open je het Overzicht van rapporten van de soort kaart die je open hebt. Daar kies je een rapport, bekijk je een afdrukvoorbeeld en druk je af of sla je het op als bestand, voor de huidige kaart, een selectie of een verzameling.

Wanneer heb je het nodig? Als je een lijst of overzicht van je kaarten nodig hebt, op papier of als bestand. Rapporten maken, bewerken en hernoemen kan alleen met de module Rapporten en de bijbehorende rechten.

Meer lezen: hoofdstuk 11.

12. Kaartacties (het Acties-menu)

Wat kun je ermee? De knop Acties in de groep Extra van het tabblad Start opent een menu met acties voor de soort kaart die je open hebt: selecties maken, controles uitvoeren, mailings starten of gegevens uitwisselen met een ander programma, voor één kaart of een hele groep. Elke soort kaart heeft zijn eigen menu.

Wanneer heb je het nodig? Als je iets met een groep kaarten wilt doen dat verder gaat dan bewerken, zoals een mailing maken. Een deel van de acties hoort bij een module; zonder die module staat de actie niet in het menu.

Meer lezen: hoofdstuk 12, met per soort kaart een overzicht van de acties.

Deel C: Relaties vastleggen

13. Organisaties

Wat kun je ermee? Op de organisatiekaart leg je een bedrijf, vereniging of instelling vast waarmee je contact hebt: adressen, contactgegevens, kenmerken, notities en documenten. Met de knop KvK haal je de gegevens op bij de Kamer van Koophandel, en Alexion CRM waarschuwt met oranje vakken als een organisatie al bestaat.

Wanneer heb je het nodig? Bij elke nieuwe klant, leverancier of relatie, en als je de gegevens van een bestaande relatie wilt bekijken of bijwerken.

Meer lezen: hoofdstuk 13.

14. Personen

Wat kun je ermee? Op de persoonskaart leg je een mens vast: naam, privéadres, privételefoonnummers en e-mailadres. De zoeknaam maakt Alexion CRM zelf op uit de naamvelden, en het let op dubbele kaarten.

Wanneer heb je het nodig? Bij elke nieuwe contactpersoon of particuliere relatie. Werkt de persoon bij een organisatie, dan koppel je hem daaraan met een werknemerskaart (hoofdstuk 15).

Meer lezen: hoofdstuk 14.

15. Werknemers: een persoon koppelen aan een organisatie

Wat kun je ermee? Een werknemer is de koppeling tussen een persoon en een organisatie, met wat iemand daar doet: functie, afdeling en de contactgegevens op het werk. Werkt iemand bij twee organisaties, dan heeft hij twee werknemerskaarten. Je maakt ze met Nieuwe Werknemer toevoegen in het blok Werknemers of Werkt bij.

Wanneer heb je het nodig? Als je contactpersonen bij een organisatie vastlegt, of als iemand van baan of functie wisselt.

Meer lezen: hoofdstuk 15.

16. Gedeelde kaartonderdelen: kenmerken, notities, documenten, logboek

Wat kun je ermee? Een aantal tabbladen komt terug op de organisatie-, persoons-, werknemers-, project- en gebruikerskaart: Kenmerken, Notities, Documenten, Projecten, Uren, Tarieven en Logboek. Dit hoofdstuk beschrijft ze één keer, met de knoppen en filters die erop staan.

Wanneer heb je het nodig? Als je vanaf een kaart een notitie, document of kenmerk wilt toevoegen, of wilt zien wat er bij een relatie allemaal is vastgelegd.

Meer lezen: hoofdstuk 16.

Deel D: Documenten en communicatie

17. Documenten vastleggen (correspondentie)

Wat kun je ermee? Elke brief, e-mail of ander bestand dat je bij een relatie bewaart, krijgt een documentkaart: aan wie, waarover, bij welke kaart en met welk bestand. Je maakt een brief of e-mail vanuit een sjabloon, of legt een bestaand bestand vast. Daarna open, druk af, mail of verwijder je het document, of maak je er een nieuwe versie van.

Wanneer heb je het nodig? Als je een brief of e-mail stuurt die je bij de klant wilt bewaren, of een ontvangen bestand bij een relatie wilt opslaan. E-mailen werkt alleen met het klassieke Outlook.

Meer lezen: hoofdstuk 17.

18. Sjablonen beheren

Wat kun je ermee? Een sjabloon is het startpunt voor een brief of e-mail: een Word-document met samenvoegvelden. Maak je een document vanuit een sjabloon, dan vult Alexion CRM die velden met de gegevens van de kaart. Op de sjabloonkaart bepaal je ook in welke keuzelijst een sjabloon verschijnt en welke e-mailinstellingen erbij horen.

Wanneer heb je het nodig? Als je een nieuwe standaardbrief of standaardmail wilt maken, of de tekst of opmaak van een bestaande wilt aanpassen.

Meer lezen: hoofdstuk 18.

19. Bijlagen bij e-mailsjablonen

Wat kun je ermee? Vaste bijlagen aan een sjabloon hangen, zoals algemene voorwaarden of een folder, en een vast CC- en BCC-adres instellen. Maak je een e-mail vanuit dat sjabloon, dan staan de bijlagen al klaar. Dit staat op de sjabloonkaart, op het tabblad E-mailinstellingen.

Wanneer heb je het nodig? Als je bij een bepaald soort e-mail steeds dezelfde bestanden meestuurt, of als een vaste collega altijd een kopie moet krijgen.

Meer lezen: hoofdstuk 19.

20. Digitaal ondertekenen (SignRequest)

Wat kun je ermee? Een document vanuit Alexion CRM laten ondertekenen via SignRequest. De ontvanger krijgt een e-mail en zet online zijn handtekening; daarna haalt Alexion CRM het ondertekende document op en bewaart het bij het document op de kaart. Je volgt de status, verstuurt de e-mail opnieuw of annuleert het verzoek.

Wanneer heb je het nodig? Bij offertes, contracten en andere stukken die een handtekening nodig hebben. Je hebt een API-sleutel van Alexion nodig, of je probeert het eerst uit met de demostand.

Meer lezen: hoofdstuk 20, en hoofdstuk 39 voor het instellen.

21. Notities

Wat kun je ermee? Met een notitie leg je vast wat er met een klant besproken is of wat er nog moet gebeuren: een telefoontje, een afspraak, een taak. Een notitie hangt aan een organisatie, persoon, werknemer of project, heeft een datum en tijd, kan aan een collega worden toegewezen en kan een herinnering geven. Wie met Outlook werkt, kan een notitie ook als afspraak of taak in Outlook laten zetten.

Wanneer heb je het nodig? Na elk klantcontact dat je wilt onthouden, en voor alles wat jij of een collega nog moet oppakken.

Meer lezen: hoofdstuk 21.

22. Herinneringen

Wat kun je ermee? Een seintje op het juiste moment voor een notitie of een document. Komt het moment, dan opent het herinneringenvenster vanzelf. Daar open je de kaart met Item openen, of stel je de herinnering uit met Uitstellen. Je kunt het venster ook zelf openen met Herinneringen op het tabblad Extra of met Ctrl+H.

Wanneer heb je het nodig? Als je wilt dat Alexion CRM je herinnert aan een afspraak, een terugbelactie of een termijn. Herinneringen werken alleen met de module Plus!.

Meer lezen: hoofdstuk 22.

23. Samenvoegen met Word en mailen via Outlook

Wat kun je ermee? De gegevens van veel kaarten tegelijk in een Word-document zetten: een brief aan al je klanten, etiketten, of een e-mail aan iedereen in je selectie. Dat kan op twee manieren: snel met de knop Mailmerge op het tabblad Extra, of met de acties Maak een mailing (Word) en Maak een e-mailing (Outlook) in het Acties-menu, die per kaart een document vastleggen.

Wanneer heb je het nodig? Bij een mailing aan een groep relaties, bijvoorbeeld een uitnodiging of een prijswijziging.

Meer lezen: hoofdstuk 23.

Deel E: Projecten en uren

24. Projecten vastleggen

Wat kun je ermee? Een project is een afgebakend stuk werk voor een opdrachtgever: een opdracht, een traject, een evenement. Op de projectkaart hang je de deelnemers, uren, artikelen, documenten en notities die erbij horen. Een project kan subprojecten hebben.

Wanneer heb je het nodig? Als je werk per opdracht wilt bijhouden en later wilt factureren. De tak Projecten staat er alleen als het werken met projecten in de instellingen aanstaat.

Meer lezen: hoofdstuk 24.

25. Deelnemers aan een project

Wat kun je ermee? Een deelnemer is de koppeling tussen een project en een organisatie, persoon of werknemer: de opdrachtgever, de contactpersonen, de leveranciers. Per deelnemer leg je een soort, een status en een mailingkeuze vast, en je kunt alle deelnemers van een project in één keer mailen.

Wanneer heb je het nodig? Als er meer partijen bij een project betrokken zijn, bijvoorbeeld bij een evenement met inschrijvingen.

Meer lezen: hoofdstuk 25.

26. Urenregistratie

Wat kun je ermee? Vastleggen wie wanneer hoeveel tijd aan wat heeft besteed: aan een organisatie, persoon, werknemer of project. Elke registratie is een urenkaart. Alexion CRM rekent het aantal uren en het tarief voor je uit, en met de knop Weekrapport druk je een overzicht af.

Wanneer heb je het nodig? Als je uren wilt bijhouden voor de planning of om ze te factureren. Urenregistratie staat bij een nieuwe installatie uit; je beheerder zet het aan met Urenregistratie inschakelen in de instellingen.

Meer lezen: hoofdstuk 26.

27. Tarieven

Wat kun je ermee? Een tarief is het bedrag per uur voor werk dat je als uren vastlegt. Zodra je een urenregel maakt, zoekt Alexion CRM zelf het passende tarief op. Je kunt afwijkende tarieven vastleggen, bijvoorbeeld per klant of per project.

Wanneer heb je het nodig? Als je uren factureert en niet iedereen hetzelfde tarief betaalt. Het belangrijkste is de volgorde waarin Alexion CRM de tarieven afloopt.

Meer lezen: hoofdstuk 27.

28. Extra kosten (artikelregels)

Wat kun je ermee? Naast uren kun je aan een project ook kosten hangen die je los wilt doorberekenen: een geleverd artikel, materiaal, reiskosten. Zo'n post leg je vast op een artikelregel, die bij het factureren meegaat naar de factuur.

Wanneer heb je het nodig? Als je bij een project meer factureert dan alleen uren. Verwar de artikelregel niet met de orderregel uit hoofdstuk 31.

Meer lezen: hoofdstuk 28.

29. Financiële en verkoopgegevens van een project

Wat kun je ermee? In het blok rechts naast de projectkaart zie je wat een project oplevert en wat er al gefactureerd is. Vanuit dat blok maak je met één knop een factuur van de uren en artikelen van het project, in het venster Maak factuur.

Wanneer heb je het nodig? Als je een project (of een deel ervan) wilt factureren, of wilt zien hoe een project er financieel voor staat.

Meer lezen: hoofdstuk 29.

Deel F: Verkoop

30. Orders vastleggen

Wat kun je ermee? Een order is een verkoop: een bestelling van een klant met de verkochte artikelen, de bedragen en de btw. Je legt hem vast op de orderkaart. Een order ontstaat met de hand, vanuit een project of uit je webwinkel.

Wanneer heb je het nodig? Als je verkopen in Alexion CRM bijhoudt. Orders zie je alleen met de module Orders en het bijbehorende recht.

Meer lezen: hoofdstuk 30.

31. Orderregels

Wat kun je ermee? Een order bestaat uit regels: per artikel of dienst één regel met een aantal, een prijs, een korting en het btw-bedrag. Kies je bij een regel een artikel, dan worden naam, code en prijs overgenomen.

Wanneer heb je het nodig? Als je een order samenstelt of aanpast, en als je wilt nagaan uit welke uren en artikelregels een factuurregel komt.

Meer lezen: hoofdstuk 31.

32. Artikelen beheren

Wat kun je ermee? Een artikel is iets wat je verkoopt of doorberekent: een product, een dienst, een vast bedrag aan verzendkosten. Je legt het één keer vast op de artikelkaart, met een code, een prijs, een btw-type en eventueel de leverancier, en kiest het daarna op een orderregel of een artikelregel. Ook de koppeling met de artikelen in SnelStart staat hier.

Wanneer heb je het nodig? Als je orders of extra kosten gebruikt en niet elke keer dezelfde gegevens wilt intypen.

Meer lezen: hoofdstuk 32.

33. Orders verwerken: betalen, factureren en SnelStart

Wat kun je ermee? Een order afhandelen: met Zet Order naar SnelStart naar je boekhouding sturen, met Betaal laten betalen aan de balie, of de klantgegevens gebruiken voor een nieuwe organisatiekaart. Ook het tabblad Kengetallen met de omzet per relatie staat hier.

Wanneer heb je het nodig? Als je orders factureert of afrekent. De koppeling met SnelStart vraagt de module SnelStart en loopt in 8.2 via de SnelStart Gateway en de SnelStart API.

Meer lezen: hoofdstuk 33, en hoofdstuk 41 voor de instellingen.

Deel G: Hulptabellen

34. Kenmerken vastleggen en koppelen

Wat kun je ermee? Een kenmerk is een label dat je aan een organisatie, persoon of werknemer hangt, bijvoorbeeld "Nieuwsbrief" of "Sponsor". Je legt de kenmerken zelf aan en koppelt ze aan zoveel kaarten als je wilt.

Wanneer heb je het nodig? Als je relaties wilt indelen in groepen waarop je later zoekt, selecteert, acties uitvoert of mailt.

Meer lezen: hoofdstuk 34.

35. Landen en adressering

Wat kun je ermee? Op de landkaart leg je per land vast hoe het adresblok eruitziet, hoe de aanhef en afsluiting van een brief luiden, hoe een postcode wordt opgemaakt en welk landnummer er voor telefoonnummers komt. Alexion CRM gebruikt dat bij het opslaan van kaarten en bij documenten en adreslabels.

Wanneer heb je het nodig? Als je relaties in het buitenland hebt, of als een adres of aanhef in je brieven niet goed uitkomt.

Meer lezen: hoofdstuk 35.

36. MailChimp-koppeling

Wat kun je ermee? Je mailinglijsten van MailChimp bijhouden vanuit Alexion CRM. De lijsten uit MailChimp komen als kaarten in Alexion CRM; daarop meld je organisaties, personen en werknemers aan of af. Bij het synchroniseren gaan de aan- en afmeldingen naar MailChimp en komen de lijsten en de status van de leden terug.

Wanneer heb je het nodig? Als je nieuwsbrieven via MailChimp verstuurt. Je hebt een MailChimp-account, de API-sleutel in de instellingen en de module MailChimp nodig. Nieuwe lijsten maak je op de website van MailChimp.

Meer lezen: hoofdstuk 36.

Deel H: Beheer

37. Bedrijfsgegevens en licentie

Wat kun je ermee? In Jouw bedrijfsgegevens staan de gegevens van je eigen bedrijf, die Alexion CRM onder meer in sjablonen gebruikt. In Licentiebeheer zie je wat er in je licentie zit: de modules, het aantal gebruikers en tot wanneer je updates krijgt.

Wanneer heb je het nodig? Bij de inrichting, als je bedrijfsgegevens veranderen, of als je wilt weten welke modules je hebt.

Meer lezen: hoofdstuk 37.

38. Instellingen: algemeen

Wat kun je ermee? In het venster Instellingen bepaal je hoe Alexion CRM zich gedraagt: de documentenmap, de controle op dubbele kaarten, de volgnummers, en of onderdelen als projecten, urenregistratie en het logboek aanstaan. De instellingen worden per computer bewaard en kunnen via de administratie worden overgenomen.

Wanneer heb je het nodig? Bij de inrichting, en als je een onderdeel wilt aan- of uitzetten. Voor het venster heb je het recht Instellingen aanpassen nodig.

Meer lezen: hoofdstuk 38.

39. Instellingen: koppelingen met apparaten en externe diensten

Wat kun je ermee? De tabbladen Telefoon, Labelwriter, SignRequest, sms en Scanner. Op elk daarvan koppel je Alexion CRM aan iets buiten het programma: software, een apparaat of een sleutel van een leverancier.

Wanneer heb je het nodig? Als je vanuit Alexion CRM wilt bellen, etiketten wilt printen, documenten wilt laten ondertekenen, sms'jes wilt sturen of wilt scannen.

Meer lezen: hoofdstuk 39.

40. Instellingen: Outlook

Wat kun je ermee? Instellen hoe Alexion CRM met Outlook op je computer samenwerkt: e-mails versturen vanuit een kaart, e-mails uit Outlook als document vastleggen, contactpersonen in Outlook bijhouden en notities als afspraak of taak in Outlook zetten. Dat werkt alleen met het klassieke Outlook.

Wanneer heb je het nodig? Als je met Outlook werkt, of als je een Outlook-melding krijgt. Heb je geen Outlook, zet dan Outlook niet gebruiken aan.

Meer lezen: hoofdstuk 40.

41. Instellingen: SnelStart, Orders en MyShop

Wat kun je ermee? Vastleggen hoe Alexion CRM met je SnelStart-boekhouding praat, welke artikelcodes en sjablonen het gebruikt als het orders naar SnelStart zet, en uit welke mailbox het weborders van MyShop leest.

Wanneer heb je het nodig? Bij het inrichten van de koppeling met SnelStart of je webwinkel, en als er iets in die koppeling verandert.

Meer lezen: hoofdstuk 41.

42. Gebruikers beheren

Wat kun je ermee? Een gebruiker is iemand die in Alexion CRM kan inloggen. Op de gebruikerskaart staan de inloggegevens, de afdeling, de personeelsgegevens en persoonlijke instellingen. In het venster Gebruikersbeheer zie je wie er ingelogd is.

Wanneer heb je het nodig? Als er een collega bijkomt of vertrekt, of als iemand een andere afdeling krijgt.

Meer lezen: hoofdstuk 42.

43. Rechten en groepen (Rechtenbeheer)

Wat kun je ermee? In het venster Rechtenbeheer bepaal je wat elke gebruiker mag: welke kaarten hij mag aanmaken, bewerken of verwijderen, welke knoppen hij mag gebruiken en welke onderdelen hij te zien krijgt. Je werkt met groepen: je zet de rechten in een groep en koppelt gebruikers aan die groep.

Wanneer heb je het nodig? Als niet iedereen alles mag. Rechten werken alleen met de module Rechten en minstens twee gebruikers.

Meer lezen: hoofdstuk 43.

44. Wanneer rechten wel en niet gelden

Wat kun je ermee? De regels rond het rechtenbeheer: wanneer het rechtensysteem helemaal uitstaat, wat er geldt als een recht niet is ingesteld, wanneer een wijziging ingaat, en waaraan je merkt dat je een recht mist.

Wanneer heb je het nodig? Als een recht anders uitpakt dan je verwacht, of als een collega een knop mist of een melding krijgt dat hij niet genoeg rechten heeft.

Meer lezen: hoofdstuk 44.

45. Mijn profiel en wachtwoord

Wat kun je ermee? In het venster Mijn profiel wijzig je het wachtwoord van je online-account en zie je op welke apparaten je bent aangemeld. Je kunt een ander apparaat afmelden of met Overal uitloggen alle apparaten tegelijk. Ook het wachtwoord op de gebruikerskaart staat hier.

Wanneer heb je het nodig? Als je je wachtwoord wilt wijzigen, als je een computer niet meer gebruikt, of als je vermoedt dat iemand anders je wachtwoord kent.

Meer lezen: hoofdstuk 45.

46. Databasebeheer: back-up en prullenbak legen

Wat kun je ermee? Met Back-up maken zet je een kopie van je database, documenten, sjablonen en instellingen in één zip-bestand, en met Back-up terugzetten haal je zo'n kopie terug. Met Prullenbak legen haal je verwijderde kaarten definitief uit de database.

Wanneer heb je het nodig? Als je zelf een kopie van je gegevens wilt bewaren, naast de back-ups die Alexion Software doorlopend maakt. Leeg de prullenbak alleen als je zeker weet dat niemand nog iets terug wil halen.

Meer lezen: hoofdstuk 46.

47. Gegevens importeren

Wat kun je ermee? In één keer een lijst organisaties, personen, werknemers, projecten of projectdeelnemers uit een CSV-, tekst- of Excel-bestand in Alexion CRM zetten. Je kiest het bestand, koppelt de kolommen aan de velden van Alexion CRM en bekijkt daarna het importrapport.

Wanneer heb je het nodig? Als je overstapt van een ander programma, of een adressenlijst van een beurs of actie wilt overnemen.

Meer lezen: hoofdstuk 47.

48. Gegevens exporteren

Wat kun je ermee? De gegevens van je kaarten in een CSV- of Excel-bestand zetten. Je kiest welke kaarten meegaan en waar het bestand komt te staan; welke kolommen erin komen, ligt per soort kaart vast.

Wanneer heb je het nodig? Als je gegevens in een ander programma nodig hebt, bijvoorbeeld in Excel.

Meer lezen: hoofdstuk 48.

49. Logboek en actielog

Wat kun je ermee? Op de meeste kaarten houdt Alexion CRM een logboek bij: wie heeft wanneer wat veranderd. Op de gebruikerskaart staat daarnaast een actielog, met wat die gebruiker zelf aan kaarten heeft gedaan. Je leest ook welke acties en velden in het logboek komen en hoe de logboeken kort gehouden worden.

Wanneer heb je het nodig? Als je wilt nagaan wie een gegeven heeft veranderd of een kaart heeft verwijderd.

Meer lezen: hoofdstuk 49.

50. De Prullenbak: verwijderde kaarten terughalen

Wat kun je ermee? Een kaart die je verwijdert, is niet echt weg. In de prullenbakstand van Alexion CRM zie je alleen de verwijderde kaarten, en daar zet je er een of meer terug.

Wanneer heb je het nodig? Als er per ongeluk een kaart is verwijderd. Dat kan zolang de prullenbak niet geleegd is; na Prullenbak legen zijn de kaarten definitief weg.

Meer lezen: hoofdstuk 50.

Deel I: Hulp en onderhoud

51. Support Chat en Online Support

Wat kun je ermee? Hulp van de supportafdeling van Alexion. Met Support Chat stel je je vraag in een chatvenster en antwoordt een medewerker daar. Met Online Support kijkt een medewerker via internet met je mee op je scherm.

Wanneer heb je het nodig? Als je een vraag hebt of ergens op vastloopt.

Meer lezen: hoofdstuk 51.

52. Help, feedback en logbestanden

Wat kun je ermee? Het menu Help en Feedback op het tabblad Help, met Veelgestelde vragen - FAQ (de kennisbank van Alexion), Stuur terugkoppeling en Verstuur logbestanden, en de toets F1.

Wanneer heb je het nodig? Als je zelf een antwoord wilt opzoeken, een idee of opmerking aan Alexion wilt doorgeven, of als support om je logbestanden vraagt.

Meer lezen: hoofdstuk 52.

53. Versie-informatie en updates

Wat kun je ermee? Zien welke versie je hebt en wat er in die versie nieuw is, en bijwerken naar een nieuwere versie. De knoppen Nieuw in deze versie, Zoek naar update en Info over Alexion CRM staan op het tabblad Help.

Wanneer heb je het nodig? Als je wilt weten of er een nieuwe versie is, wat er veranderd is, of welke versie je precies draait.

Meer lezen: hoofdstuk 53.

54. Taal wisselen

Wat kun je ermee? Alexion CRM is er in vier talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans. Je wisselt met de knop Talen op het tabblad Extra; de nieuwe taal gaat in als je het programma opnieuw start.

Wanneer heb je het nodig? Als je liever in een andere taal werkt. Iedereen mag de taal wisselen.

Meer lezen: hoofdstuk 54.